Gastos deducibles en el IRPF de los autónomos en 2019

Conoce los requisitos a cumplir para desgravar los gastos de tu actividad en tu declaración de la renta (IRPF), lo que puedes afectar a la misma o no, la relación detallada de partidas de gastos deducibles para los autónomos que contempla Hacienda, los criterios aplicados en 2019 y las características de aquellas partidas que presentan mayor problemática, como el local en vivienda propia, el vehículo particular, el teléfono móvil, los viajes y el vestuario.

***Gastos deducibles para autónomos en estimación directa.
Desde el 1 de enero de 2018 la Nueva Ley de Autónomos contempla la posibilidad de deducirte los gastos de suministros si trabajas desde casa. Pero esta nueva medida tiene importantes matices que debes conocer a fondo para no llevarte a engaños.

Analizamos los gastos fiscalmente deducibles para aquellos autónomos que tributáis en el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada, que es la más habitual.

En buena parte coinciden con los gastos desgravables en el impuesto de sociedades, aunque existen algunas diferencias. En el caso de los autónomos acogidos al sistema de módulos, la cuota a pagar es predeterminada y fija, y no depende de los gastos reales que finalmente tenga el negocio, por lo que no se pueden desgravar.

Para facilitar la compresión de esta información hemos dividido la información en los siguientes bloques:

1. – Requisitos para que un gasto sea deducible
2. – Relación de gastos deducibles en el IRPF
3. – Gastos deducibles en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo
4. – Gastos deducibles: Local, Vehículo, Teléfono móvil, viajes, dietas, vestuario, herramienta
5. – Gastos deducibles sin factura
6. – Gastos fiscalmente no deducibles

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1. Requisitos para que un gasto sea deducible

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

• Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
• Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas.
• Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos.

De estos tres criterios el más especial es el primero, ya que, para determinadas partidas de gasto, el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia, si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

Hay que tener en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura, para que, en el caso de tener una inspección, puedas defenderte adecuadamente.

NO conviene que se abuse inflando gastos, porque en caso de que te inspeccionen no se podrá defender y será peor.

En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Hay que pedir factura siempre, (si lo que adquieres guarda relación con tu negocio)

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2. Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación, relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda:

• Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.
• Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, indemnizaciones.
• Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de empleados más las correspondientes al empresario autónomo.
• Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, y contribuciones a planes de pensiones
• Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
• Servicios de profesionales independientes: honorarios de abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
• Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina.
• Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos bancarios, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda.
• Amortizaciones: importe del gasto del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material (vehículos, local, maquinaria…) o intangibles afectos a la actividad.
• En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
• Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.

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3. Gastos deducibles tras la la nueva Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo

• Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad.
• Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad.

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4. Gastos deducibles: Local, Vehículo, Teléfono móvil, viajes, dietas, vestuario, herramientas…

Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos obligatorios para justificar la afectación a la actividad.

En concreto detallamos el funcionamiento de los siguientes gastos deducibles:

Local u oficina específica para la actividad

No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta, cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás contabilizar como gasto la amortización de la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Local u oficina en una vivienda

Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA y la parte destinada a vivienda NO.

Hacienda está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda.

Teléfono móvil

Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.

Vehículo particular y gastos asociados (reparaciones y mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas. El artículo 95.3.2 de la Ley del Impuesto sobre Valor Añadido (IVA) indica que en caso de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50%.

¿Cuándo se incrementa este porcentaje al 100% de afectación? La normativa de IVA e IRPF mantienen la misma clasificación sobre el tipo de vehículo para deducibilidad total:

• Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.

¿Qué se considera vehículo mixto?

el vehículo mixto responde a automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos.

Si tienes un monovolumen/furgoneta que utilizas para el transporte de materiales, si además este vehículo lo llevas rotulado con tu nombre comercial, si también se da la circunstancia de que para uso particular dispones de otro vehículo, y este monovolumen/furgoneta no es de alta gama y en el mercado está catalogado como vehículo con alternativa industrial, podrás deducir el 100% de las cuotas de IVA que has soportado por la adquisición y/o mantenimiento de este vehículo.

1. Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
2. Los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
3. Los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
4. Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
5. Los utilizados en servicios de vigilancia.

El IVA de qué gastos del vehículo afecto a tu actividad, puedes deducirte

Siempre que cuentes con factura que justifique el gasto y esté convenientemente incluida en tu contabilidad puedes deducirte las cuotas soportadas de IVA, al 50% como norma general, o al 100% si se trata de los vehículos que acabamos de detallar, de los siguientes gastos:

• Gasto de adquisición
• Gasto de combustible, gasolina, ….
• Reparaciones y revisiones
• Servicios de aparcamiento, parking y peajes

Deducción del IRPF de los gastos del vehículo afecto a tu actividad

Si no está el vehículo 100% afecto a la actividad económica, no podrás realizar deducción alguna y recordemos que probar esta afectación exclusiva frente a Hacienda es tarea imposible salvo que, se trate de alguno de los tipos de vehículo mencionados con anterioridad.  En este caso, la deducción del gasto de adquisición se realiza a través de las amortizaciones.

Si decides imputar los gastos del vehículo, porque consideras que puedes demostrar en caso de que se requiera, que lo utilizas para tu actividad económica, no olvides que en última instancia la Agencia Tributaria se reserva el considerarlo gasto fiscalmente deducible, o no.

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren, taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional, por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

El gasto en comidas de trabajo es uno de los más problemáticos ante hacienda, conviene que lo límites a la lógica real de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio.

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5. Gastos deducibles sin factura

La normativa del IRPF referente a deducciones es más permisiva que la del IVA que obliga siempre al autónomo a presentar la factura reglamentaria. Existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los mismos en el IRPF.

• Pólizas de seguros
• Salarios y seguros sociales
• Cuota de autónomos
• Gastos bancarios
• Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad)
• Impuestos y tasas municipales (IBI,tasa de basura,)

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6. Gastos fiscalmente no deducibles

Los siguientes conceptos, no tendrán la consideración de gastos deducibles:

• Multas y sanciones, incluidos recargos por fuera de plazo en las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y regalos.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

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