10 sencillos consejos para la contabilidad de tu negocio

Queremos ofrecerte 10 sencillos consejos que te facilitarán la vida a la hora de llevar al día tu contabilidad y evitarte sobresaltos de última hora a la hora de la presentación de tus impuestos.

1 – Elige un sistema de archivo práctico, cómodo y eficaz de la documentación contable.

En primer lugar, debes decidir si vas a archivar tu documentación solo en soporte impreso o también lo vas a hacer en soporte digital.

Sin dudarlo, te recomendamos que archives tu documentación cuanto antes en formato digital. Aunque parezca una doble tarea, vas a descubrir el tiempo que se ahorra a la hora de realizar cualquier comprobación, gestión, enviar duplicados, responder un requerimiento de la Administración, etc.

Una vez decidas qué sistema de archivo vas a seguir, tendrás que abrir las siguientes carpetas físicas y/o digitales:

1. Una carpeta para las facturas recibidas, compras y gastos
2. Otra carpeta para las facturas expedidas, ventas e ingresos
3. Otra para los extractos bancarios, aunque también puedes elegir adjuntarlos a las facturas, como comprobante del pago o cobro

2 – Archiva todas las facturas expedidas en su carpeta ordenadas por el número de factura.

Además la fecha de las facturas emitidas deben ser cronológicamente ordenadas con respecto al número de la misma.

3 – Archiva las facturas recibidas y gastos por algún método que te permita una búsqueda rápida y eficaz.

Los más utilizados son:

• Ordenarlas por orden cronológico, según van apareciendo en el libro diario o libro de facturas recibidas
• O bien, ordenar las facturas por proveedores.

4 – Pide factura por todos los gastos que tengas relacionados con tu actividad y archívalas de forma ordenada inmediatamente.

Nada de acumularlas en ningún cajón o bolsa.

5 – Añade a la factura (de ingreso o gasto), el justificante o anotación de su modo de pago: caja, cheque, transferencia.

6 – Intenta siempre llevar el control de la facturación de tu empresa al día.

De otro modo te costará mucho más tiempo y esfuerzo hacerlo cuando te toque ponerte a ello.

7 – Cuadra diaria o semanalmente la caja y archiva un resumen con todos sus movimientos.

8 – Guarda una copia de los extractos bancarios periódicamente.

9 – Guarda también una copia de las liquidaciones de tus tarjetas de crédito/débito asociadas a tu actividad.

10 – Actualiza la contabilidad y envía toda la documentación a tu contable semanal o mensualmente.

Nada de entregarlo todo los últimos días de la liquidación de impuestos (va en tu contra).