20 claves para aplicar el registro de jornada
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Las empresas deben ahora registrar el inicio y fin de la jornada y las horas efectivas de trabajo, cuando la normativa establece una duración máxima de 40 horas semanales.
Si se detectan irregularidades en el registro horario, la empresa se enfrenta a una falta grave. Las multas oscilan desde los 625 euros hasta los 6.250 euros aunque existirá flexibilidad durante los primeros meses para que las empresas puedan poner en marcha este registro. El Ministerio publicará próximamente una guía práctica para las empresas sobre el registro de jornada
1- ¿Puede la empresa implantar un sistema de registro sin negociarlo o consultarlo con los representantes de los trabajadores?
No, salvo que no exista representación legal de los trabajadores en el centro ni secciones sindicales. La empresa debe acordar: los momentos en los que deberá ficharse el inicio o fin de la jornada; la responsabilidad del acto de fichaje: si lo deberá realizar el trabajador o la empresa; la gestión de situaciones que impidan o dificulten el registro o las consecuencias del no registro por razones ajenas al responsable del acto de fichaje, y el soporte, formato y presentación de la información. La empresa debe registrar la jornada, aunque no haya acuerdo o no exista representación sindical.
2- Si la empresa ya dispone de un sistema de registro que implantó unilateralmente, ¿deberá negociarlo?
Sí, a fin de cumplir el deber de negociar, para lo que bastará que recabe opinión de la representación sindical, y seguir la obligación de adecuar el sistema ya existente al nuevo Decreto, en el sentido de que conste diariamente inicio y fin de la jornada, etc.
3- ¿Debe la empresa registrar también la jornada del personal de alta dirección?
La posición mayoritaria apunta al no, pero se recomienda estudiar hacerlo en relación con las obligaciones vinculadas con la prevención de riesgos laborales.
4- La exigencia legal de registro de la jornada, ¿refuerza la obligación de las empresas de establecer una política interna en materia de desconexión digital fuera de la jornada laboral?
Sí, o bien de forma automática y en remoto -grabando los horarios de encendido y apagado del dispositivo, cronometrando la actividad real del trabajador y las pausas, etcétera.- o bien manualmente -introduciendo el trabajador directamente en la aplicación los datos de jornada correspondientes-. Es importante garantizar el cumplimento de las obligaciones de protección de datos.
5- ¿Deberá la empresa realizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de empresas de trabajo temporal (ETT) que presten servicios físicamente en sus centros de trabajo?
Sí. Aunque la norma impone el deber de registro a cada empresa sólo respecto de sus propios trabajadores, el ejercicio legítimo de los poderes de organización y dirección, así como el resto de responsabilidades asociadas en materia de protección de riesgos laborales y otras imponen a la empresa usuaria también el deber de garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de ETT cedidos.
6- ¿Deberá la empresa principal realizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de empresas contratistas que presten servicios físicamente en sus centros de trabajo?
No. Se trata de trabajadores ajenos a la empresa principal sobre los que ésta no ejerce sus poderes de organización y directivos. Ello, no obstante, no excluye la coordinación entre las empresas de cara al cumplimiento de los deberes de protección de riesgos laborales, que deberá articularse de manera que no se produzca confusión de plantillas que pudiera constituir indicio de cesión ilegal de trabajadores.
7- Un registro diario de jornada sin excesos de horas de trabajo, ¿prueba la ausencia de horas extraordinarias?
No.
8- La falta de registro diario de la jornada, ¿incidirá en la determinación en los tribunales de la realización de horas extra? ¿Puede derivar responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales?
Previsiblemente sí. Con carácter general, la carga de la prueba recae en el trabajador demandante. No obstante, cuando éste solicite por vía judicial copia de los registros, la falta de capacidad empresarial de aportar dicha documentación determinará la estimación de la pretensión del trabajador. En casos de accidente del trabajador que puedan vincularse con excesos de jornada, en la medida en que el trabajador genere la duda razonable sobre la existencia de tales excesos, podrá utilizarse la ausencia de registro como elemento indiciario en contra de la empresa, acreditando por esta vía incumplimientos en materia de prevención de riesgos laborales.
9- ¿Deberá la empresa realizar un tratamiento de los datos del registro de jornada como datos de carácter personal del trabajador?
Sí.
10- Los registros diarios de jornada, ¿pueden revelar otros incumplimientos horarios de la empresa distintos de la realización encubierta de horas extra?
Sí. Descansos entre jornadas o descansos semanales (con incidencia también en materia de prevención de riesgos laborales) o modificaciones de horario ordenadas por la empresa que pudieran constituir modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo sin seguir los trámites requeridos. La empresa puede utilizar los datos recabados a través del registro para sancionar disciplinariamente (por ausencias o retrasos injustificados, etc.) siempre que lo tipifique en el cuadro de faltas del convenio colectivo y sin perjuicio del deber de información previa.
11- ¿Debe realizar el trabajador los actos de fichaje diarios o prestar su conformidad a los mismos?
No. Es perfectamente posible que el acto de fichaje de cada trabajador lo realice la propia empresa o cualquier dispositivo automático sin intervención manual alguna del trabajador.
12- En caso de tiempos de no trabajo (mera presencia o espera o descanso para bocadillo o jornadas partidas, etc.) intercalados durante la jornada, ¿deberán registrarse el inicio y fin de cada uno?
Sí. El registro diario de la jornada lo es de «tiempo de trabajo». Los límites legales a la duración de la jornada se hacen siempre en relación con el trabajo efectivo.
13- ¿Podrá la empresa excusar su obligación de registro por la dificultad de situaciones de flexibilidad de la jornada?
No. La norma señala que la obligación de garantizar el registro diario de la jornada existe «sin perjuicio de la flexibilidad horaria» que se aplique en la empresa.
14- En supuestos de trabajadores con autonomía y flexibilidad horaria e, incluso, locativa, ¿cómo podría procederse al registro diario de la jornada ordinaria?
En estos casos, el encadenamiento, en el día, de tramos de tiempo de trabajo y de no tiempo de trabajo, muchas veces a voluntad del trabajador, obligaría a una multiplicación de actos de fichaje de difícil verificación. Por ello, para cumplir con la exigencia de credibilidad del sistema de registro, es fundamental la intervención del propio trabajador para informar al sistema.
15- En el caso de teletrabajadores, ¿cabría el registro diario de la jornada a través de la actividad monitorizada de los dispositivos electrónicos a disposición del trabajador (ordenador, PDA, teléfono móvil…)?
Sí, o bien de forma automática y en remoto -grabando los horarios de encendido y apagado del dispositivo, cronometrando la actividad real del trabajador y las pausas, etcétera.- o bien manualmente -introduciendo el trabajador directamente en la aplicación los datos de jornada correspondientes-. Es importante garantizar el cumplimento de las obligaciones de protección de datos.
16- ¿Debe la empresa incluir en las cláusulas de protección de datos que los datos obtenidos a través del registro podrán destinarse a fines disciplinarios?
Es lo deseable, da mayor garantía.
17- ¿Quién tiene derecho a acceder a los registros de jornada de la empresa y con qué alcance subjetivo?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a registros de toda la empresa y de todos los trabajadores. Los representantes legales de los trabajadores, al registro de los trabajadores de su centro de trabajo (criterio de representatividad). Los delegados sindicales pueden acceder a los registros de jornada de toda la plantilla. Los trabajadores, sólo a sus propios registros individuales por tratarse de datos de carácter personal.
18- ¿Debe la empresa comunicar mensualmente a sus trabajadores o sus representantes un resumen con la totalización de las horas ordinarias efectivamente realizadas, sin esperar a que lo soliciten?
No. A diferencia del artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, que sí impone dicha obligación automática respecto de la realización de horas extraordinarias.
19- ¿Deberá la empresa seguir realizando un registro aparte de las horas extra?
Sí, se trata de obligaciones independientes.
20- ¿Hay obligación del registro de la jornada, aunque no se hagan horas extra?
Sí.