La deducción de gastos de difícil justificación en autónomos

La deducción de gastos debe ser algo rutinario para el autónomo. Debes conocer qué cosas sí y cuáles no son deducibles a efectos tanto del IRPF y como del IVA, de manera que puedas ahorrarte lo máximo posible.

En principio todo gasto o inversión que esté afecto a la actividad que desarrollas es deducible. Pero a esta afirmación hay que hacerle los matices que la Ley establece. Porque a parte de ser gastos vinculados a la actividad, al propio desarrollo del día a día de tu negocio, deben estar convenientemente justificados y registrados contablemente en los libros de gastos e inversión.

Es la propia demostración, de que el gasto está afecto o vinculado al desarrollo de la actividad lo que acarrea más problemas y lo que hace que haya inversiones que sean difícilmente deducibles, como teléfono, coche, dietas y suministros del hogar (si es que trabajas desde casa), son las estrellas de esta lista negra. Si no haces las cosas bien sufrirás las, no siempre agradables, inspecciones de Hacienda.

Deducir el gasto del teléfono móvil y fijo de los autónomos

Si trabajas en un local comercial u oficina y tienes teléfono fijo, podrás deducir la factura sin problema porque se entiende que todos los suministros de ese espacio están afectos directamente a la actividad que desarrollas.

Algo tan fácil de discernir en este caso, se complica si hablamos del teléfono móvil. Porque la afectación a tu actividad tiene que ser “en exclusiva”. Es decir, Hacienda no admite como gasto deducible el teléfono en caso de que lo uses indistintamente para uso laboral y personal.

Línea exclusiva y factura desglosada

No te quedará más remedio que tener una línea exclusiva para el desarrollo diario de tu negocio.  En este caso, puedes deducir la compra del terminal vía amortización y el gasto de cada factura.

En caso de tener el teléfono dentro de un “pack de facturación” de un mismo servidor que te ofrece teléfono, televisión, Internet, etc… Tendrás que solicitar una factura desglosada para conocer el importe exacto de lo que sí puedes deducir.

Y si trabajas desde casa, podrás deducir el 30% de la factura de telefonía fija de los metros declarados como afectos al desarrollo de tu actividad (hablaremos de la deducción de los suministros más adelante).

Deducir el gasto del vehículo de los autónomos

En el segundo puesto de la lista negra de los gastos (difícilmente) deducibles del autónomo está el vehículo. La Ley del IVA entiende que los vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial al 50%. Hablamos de los gastos de adquisición, combustibles, ITV, peajes, etc.

Y solo están afectos al 100% los vehículos mixtos, los usados para la prestación del servicio de transporte de viajeros, la enseñanza de conductores o pilotos, los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, los usados para desplazamientos profesionales de representantes o comerciales y los del servicio de vigilancia.

La intransigencia de la deducción en el IRPF

Pero demostrar la afectación del vehículo para Hacienda es prácticamente imposible. De hecho, solo admite deducciones de gastos de los coches que estén afectos al 100% a la actividad, que coinciden con los que acabamos de mencionar.

El resto de los vehículos, incluidos aquellos que en el IVA está considerados al 50%, no podrán deducir nada en el IRPF. Bien es cierto que ya hay algunas sentencias que se han pronunciado en contra de esta intransigencia practicada por Hacienda, pero debes considerar si te merece o no la pena los gastos que supondría para ti meterte en un proceso judicial de este tipo.

Deducir el gasto de dietas de los autónomos

Desde que entró en vigor la Ley de Reformas Urgentes del Autónomo en 2018, el trabajador por cuenta propia “puede” deducirse el gasto de manutención y estancia necesarios en el devenir del desarrollo de su actividad. Una medida que fue muy bien acogida en el sector pero que en la práctica es difícil de llevar a cabo.

Una vez más, hay que poder demostrar que el gasto se encuentra afecto a la actividad aportando documentación que acredite que ese desplazamiento o esa dieta han sido necesarios:  acreditando una reunión de trabajo, llevando una agenda pormenorizada… Además de que hay que incluir el gasto en la contabilidad y conservar las facturas/tickets durante 4 años para poder justificar su deducibilidad ante una posible inspección.

Condiciones para poder deducir las dietas

Sobre el papel, el autónomo puede deducir en concepto de dietas 26,67 euros por día en territorio español y 48,08 euros por día en caso de estar fuera de España. Unas cifras que se ven aumentadas si, además, hay pernocta. A razón de 53,34€/día y 91,35€/día respectivamente.

Pero ¡cuidado! porque no todo vale. La poca experiencia que tiene esta medida ha demostrado que para que realmente no haya problemas a la hora de deducir estos gastos de manutención el consumo debe:

• Realizarse en un establecimiento de restauración y hostelería. No sirve con comprar algo de comida en un supermercado, por ejemplo.
• Debe ser pagado mediante pago electrónico: tarjeta, móvil, etc., del que el autónomo, además, sea titular.
• Durante los días “lectivos” del trabajador.
• Y, al solicitarse el desplazamiento para que entre en funcionamiento la medida, se entiende que el consumo debe realizarse fuera de la localidad donde esté el domicilio fiscal del autónomo.

Deducir el gasto de los suministros de los autónomos

Solo el 5% de los autónomos que trabaja en casa deduce los gastos de los suministros. Y es que, si bien sí que está regulada la afectación parcial de la vivienda a la actividad económica, una vez más, la práctica complica la operativa.

Y es que la parcela de vivienda que destinemos al trabajo debe estar limitada a la parte del inmueble que realmente se utilice para tal fin, debe ser claramente divisible y su utilización para necesidades privadas debe poder hacerse solo de forma accesoria y notoriamente irrelevante.

Una vez que consigamos ese “espacio” hay que declarar en hacienda los metros destinados al trabajo en el modelo 036 en el apartado “Lugar de realización de la actividad”. Trámite imprescindible para poder deducirte los gastos de suministro.

¿Cuánto supone en realidad esta deducción?

Y lo peor es que la deducibilidad de los gastos de suministro queda reducida a una cantidad insignificante. Del montante de la factura (teléfono, agua, luz, Internet, etc.) podrás deducir el 30% de lo que corresponda a los metros declarados.

En un ejemplo: si tienes afectos 10 metros de una vivienda que tiene 100 metros cuadrados y te llega una factura de 100 euros de luz, podrás deducir el 30% de los 10 metros en los has declarado que desarrollas tu actividad. Hablamos, en la práctica, de 3 euros.

Si no puedes ahorrar por un sitio, hazlo por otro. Para gestionar por ti la contabilidad y la fiscalidad de tu negocio de la manera más rentable.

Deducir los gastos del autónomo es fundamental para ahorrar y un PROFESIONAL siempre sabrá cómo hacerlo de la manera más eficiente, Confía la gestión de tu empresa, a  AL1 ASESORIA LIRIO, para que puedas crecer empresarialmente.