El pasado 19 de septiembre, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puso en marcha una nueva campaña dirigida a pequeñas y medianas empresas (pymes), concretamente a aquellas que cuentan entre 4 y 8 empleados. La iniciativa ha generado cierto nerviosismo entre los empresarios, ya que muchas de las empresas afectadas han recibido una notificación en el buzón de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). Sin embargo, es importante aclarar que en esta ocasión no se trata de una sanción o una auditoría, sino de una campaña meramente informativa.

A continuación, te explicamos en qué consiste esta campaña, cuál es su objetivo y qué acciones puedes tomar para estar al día con las obligaciones legales.

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¿Qué es la DEHú y por qué es importante para tu pyme?

La Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) es un buzón electrónico en el que las personas jurídicas, como las empresas, reciben notificaciones y comunicaciones de las administraciones públicas. Este sistema facilita la comunicación entre las administraciones y las empresas, ahorrando tiempo y recursos, y garantizando que todas las notificaciones lleguen de manera segura y oportuna.

Desde octubre de 2016, todas las personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, incluidas la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y, por supuesto, la Inspección de Trabajo. Este mandato se recoge en el Artículo 14.2 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece que todas las empresas deben estar preparadas para recibir y responder a notificaciones de manera telemática.

El problema surge cuando muchas pymes no revisan con frecuencia el buzón de la DEHú y, como resultado, pueden pasar por alto notificaciones importantes. Para evitar este riesgo, la Inspección de Trabajo ha lanzado una campaña de concienciación que tiene como principal objetivo recordar a las pymes la obligación legal de utilizar esta vía de comunicación y sugerir que faciliten una dirección de correo electrónico adicional para recibir avisos sobre nuevas notificaciones.

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¿Por qué tu empresa ha recibido esta notificación?

Recibir una notificación de la Inspección de Trabajo suele generar preocupación entre los empresarios, ya que puede asociarse con una posible infracción o una sanción. Sin embargo, en este caso, no hay motivo de alarma. La notificación forma parte de una campaña destinada a informar a las empresas sobre la obligatoriedad de utilizar medios electrónicos para comunicarse con la administración y, específicamente, con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La carta que acompaña a la notificación tiene un carácter meramente informativo y explica que, en virtud de la normativa vigente, todas las empresas están obligadas a interactuar de manera electrónica con la Inspección de Trabajo. No se trata de una inspección ni de un requerimiento de información sobre la actividad de la empresa, sino de una acción destinada a mejorar la comunicación entre la Inspección y las pymes.

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Objetivo de la campaña: Informar, no sancionar

La finalidad de esta campaña es concienciar a las pymes sobre la importancia de mantenerse al día con las comunicaciones electrónicas que provienen de la ITSS y otras administraciones. De manera concreta, la Inspección busca:

1. Recordar a las empresas su obligación de utilizar medios electrónicos para recibir notificaciones oficiales.
2. Informarles de la conveniencia de proporcionar una dirección de correo electrónico adicional para recibir avisos cuando se emitan nuevas notificaciones en la DEHú.
3. Reducir el riesgo de que las empresas no se enteren a tiempo de una notificación electrónica importante, lo que podría tener consecuencias graves si no se actúa dentro del plazo establecido.

La Inspección de Trabajo está haciendo especial énfasis en que esta campaña no implica sanciones ni auditorías. En lugar de eso, el objetivo es facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales por parte de las empresas y garantizar que las comunicaciones electrónicas fluyan de manera adecuada.

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¿Es obligatorio facilitar una dirección de correo electrónico?

No, no es obligatorio. Aunque la ITSS recomienda encarecidamente que las empresas faciliten una dirección de correo electrónico para recibir avisos sobre nuevas notificaciones, esta acción es totalmente voluntaria. No existe ningún plazo legal para proporcionar esta información, ni se impone sanción alguna si la empresa decide no hacerlo.

No obstante, se trata de una medida práctica que puede ayudar a las empresas a estar al tanto de sus obligaciones y evitar que pasen por alto una notificación importante en la DEHú. Al proporcionar un correo electrónico, las empresas recibirán un aviso automático cada vez que la Inspección de Trabajo o la Seguridad Social emita una nueva notificación.

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¿Cómo se facilita el correo electrónico a la Inspección de Trabajo?

Para facilitar una dirección de correo electrónico a la Inspección de Trabajo, las empresas deben acceder a la página web oficial de la ITSS, a través del enlace: https://oeitss.mites.gob.es/avisonotificacion/. El proceso es muy sencillo y solo requiere que el representante de la empresa se registre utilizando su certificado digital o el sistema CL@VE.

El formulario que debe completarse permite introducir una o varias direcciones de correo electrónico. Si la empresa tiene varios centros de trabajo, el sistema permitirá asociar un correo diferente para cada centro. En caso de que se prefiera recibir todas las notificaciones en una única dirección de correo, se puede indicar solo un correo principal y dejar los otros campos en blanco.

Es fundamental que la empresa mantenga operativa la dirección de correo proporcionada, ya que será su responsabilidad asegurarse de que los avisos lleguen correctamente. En caso de que el correo deje de estar activo o pierda acceso a él, la empresa debe comunicarlo a la ITSS para evitar problemas de comunicación.

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¿Qué sucede si no proporciono un correo electrónico?

Si una empresa decide no proporcionar un correo electrónico, no será sancionada por ello. La empresa seguirá recibiendo las notificaciones en su buzón electrónico de la DEHú. No obstante, la diferencia es que no recibirá avisos automáticos de nuevas notificaciones, lo que podría llevar a que alguna notificación pase desapercibida, especialmente si la empresa no consulta con regularidad el buzón electrónico.

Es importante recordar que, aunque en la mayoría de los casos las notificaciones se envían electrónicamente, la Inspección de Trabajo puede, en ocasiones, remitir también notificaciones en papel. Sin embargo, esta práctica es menos común, ya que la preferencia es utilizar medios electrónicos para garantizar la rapidez y eficacia en la comunicación.

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¿Quiénes están obligados a relacionarse electrónicamente con la ITSS?

Conforme a la Ley 39/2015, las personas jurídicas, es decir, las empresas, están obligadas a relacionarse electrónicamente con la administración pública, incluyendo la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esto significa que todas las notificaciones y comunicaciones deben realizarse de manera telemática, utilizando sistemas como la DEHú.

Sin embargo, las personas físicas (autónomos o particulares) no están obligadas a utilizar medios electrónicos, aunque tienen la opción de hacerlo si lo desean. Para ello, también pueden proporcionar una dirección de correo electrónico a la ITSS, a efectos de recibir avisos de notificaciones.

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Conclusión: ¿Qué debes hacer?

Si has recibido una notificación de la Inspección de Trabajo, no te alarmes. Esta campaña no busca sancionar ni inspeccionar a las empresas, sino informarles sobre la importancia de mantenerse al día con las notificaciones electrónicas. Facilitar un correo electrónico a la ITSS es una medida voluntaria, pero muy recomendable, ya que te permitirá estar informado sobre cualquier comunicación que pueda afectarte.

En nuestra asesoría, estamos a tu disposición para ayudarte a gestionar de manera eficaz las notificaciones electrónicas y garantizar que tu empresa cumpla con todas las normativas legales. Si tienes dudas sobre cómo proporcionar tu correo electrónico o cómo utilizar la DEHú, no dudes en contactarnos.