La reciente implementación de VeriFactu marca un cambio fundamental en la forma en que autónomos y empresas deben gestionar sus facturas electrónicas en España.

Este nuevo sistema de la Agencia Tributaria está diseñado para simplificar el control fiscal y reducir el fraude, promoviendo una mayor transparencia en las operaciones comerciales.

Sin embargo, esta normativa también implica una serie de ajustes para quienes deberán adaptarse a sus requisitos. A continuación, explicamos qué es VeriFactu, cómo funciona y qué deben hacer autónomos y empresas para cumplir con sus obligaciones fiscales.

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¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es una plataforma electrónica creada por la Agencia Tributaria que permite a los autónomos y empresas registrar en tiempo real las facturas emitidas y recibidas. La finalidad de este sistema es centralizar y agilizar el control fiscal, de modo que cada transacción quede registrada automáticamente en la base de datos de Hacienda, permitiendo un seguimiento más exhaustivo. Esto ayuda a reducir el fraude y a detectar posibles discrepancias en las declaraciones de IVA e IRPF.

Con VeriFactu, la Agencia Tributaria no solo tendrá acceso inmediato a los datos de facturación, sino que también podrá realizar cruces de información en tiempo real, facilitando la detección de inconsistencias y promoviendo una competencia más justa en el sector empresarial.

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¿Quiénes están obligados a utilizar VeriFactu?

Todas las empresas y autónomos que emitan facturas están obligados a utilizar VeriFactu, independientemente de su volumen de facturación o tamaño. Esto incluye tanto a grandes empresas como a pequeños negocios, autónomos, pymes y cualquier profesional que emita facturas en el marco de su actividad económica. Las transacciones intracomunitarias y aquellas facturas simplificadas (como los tickets de compra) también estarán sujetas a esta normativa.

Es fundamental que los autónomos y empresas comprendan que la falta de cumplimiento puede derivar en sanciones por parte de la Agencia Tributaria, por lo que es imprescindible adaptar los sistemas de facturación a la normativa en los plazos establecidos.

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¿Cómo funciona VeriFactu?

VeriFactu se integra con los sistemas de facturación de autónomos y empresas, de manera que cada factura que se genere o reciba es enviada automáticamente a la Agencia Tributaria para su registro en tiempo real. El proceso básico es el siguiente:

1. Generación de la factura en el sistema de facturación del autónomo o la empresa.
2. Envío automático de los datos de la factura a través de VeriFactu, que actúa como intermediario con la Agencia Tributaria.
3. Confirmación de recepción de la factura por parte de la Agencia Tributaria, que asigna un número único de registro a cada factura.

Este sistema exige que el software de facturación cumpla con ciertos requisitos técnicos para garantizar la integridad de los datos y el correcto registro de cada transacción. Las empresas deberán asegurarse de que su sistema es compatible con VeriFactu o, si no lo es, de actualizar a un software autorizado.

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¿Qué beneficios ofrece VeriFactu a autónomos y empresas?

La introducción de VeriFactu trae consigo una serie de beneficios clave, aunque también implica ciertos desafíos para las empresas y autónomos. A continuación, detallamos las ventajas principales y los aspectos a considerar.

Beneficios

• Mayor control y transparencia: Al registrar las facturas en tiempo real, se reduce el margen de error en las declaraciones de impuestos, lo que beneficia tanto a los negocios como a la administración fiscal.
• Facilidad en la gestión contable: Al centralizar la información de facturación, las empresas podrán simplificar sus procesos contables, minimizando la carga de trabajo administrativo.
• Prevención del fraude fiscal: La transparencia que aporta VeriFactu reduce el riesgo de fraudes y evasiones fiscales, fomentando una competencia más justa.

Desafíos

• Costes de adaptación: Para cumplir con VeriFactu, las empresas que aún no dispongan de software compatible deberán incurrir en costes iniciales para actualizar sus sistemas de facturación.
• Aumento de la carga administrativa: Reportar cada factura en tiempo real puede suponer un aumento en las tareas diarias, especialmente para autónomos y pymes sin personal dedicado a la contabilidad.
• Capacitación: Adaptarse a este sistema requiere entender su funcionamiento. Las empresas deben invertir en formación para que su personal maneje VeriFactu de forma eficiente.

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¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

Hay una fase intermedia en la que se requiere que los fabricantes de software de facturación cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Esta fase comenzará el 29 de julio de 2025, por lo que es crucial que los proveedores de software se preparen con antelación para asegurar la compatibilidad con VeriFactu.

Se ha previsto un margen de adaptación adicional, lo que implica que la implementación completa de VeriFactu podría extenderse hasta principios de 2026. Esto permitirá a las empresas y autónomos ajustarse progresivamente y cumplir con los requisitos de manera adecuada. Para más detalles y posibles actualizaciones, puedes consultar la sección de VeriFactu en la web oficial de la Agencia Tributaria.

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¿Cómo prepararse para VeriFactu?

Para cumplir con la normativa, las empresas y autónomos deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Actualizar o adquirir un software de facturación compatible con VeriFactu. La Agencia Tributaria exige que el software cumpla con ciertos requisitos técnicos para poder reportar cada factura.
2. Revisar y ajustar los procesos internos para asegurarse de que las facturas se registren y envíen en tiempo real.
3. Capacitar al personal en el uso de la plataforma VeriFactu y en la revisión de las facturas, asegurándose de que todos los datos sean correctos antes de ser enviados.

Adaptarse a VeriFactu es esencial para evitar sanciones y cumplir con las obligaciones fiscales. La transición puede requerir un esfuerzo inicial, pero a largo plazo permite una mayor eficiencia y transparencia en la gestión de las facturas.

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