Si tu empresa ha entregado un coche a un trabajador para que lo use en sus desplazamientos laborales… pero ese vehículo también lo utiliza los fines de semana o fuera del horario de trabajo, ¡atención! Estás ante un posible salario en especie que debe declararse y reflejarse en la nómina.

Este tema genera muchas dudas entre empresarios y autónomos con empleados, así que vamos a desgranarlo paso a paso.

¿Qué se considera salario en especie?

Un salario en especie es cualquier retribución que recibe el trabajador que no es dinero, pero que tiene un valor económico y constituye un beneficio para él.

Ejemplos clásicos:

• Tickets restaurante

• Seguros médicos

• Alojamiento pagado por la empresa

• Y por supuesto… uso personal de un coche de empresa

Por tanto, si tu comercial puede utilizar el coche los fines de semana o fuera del horario laboral (por ejemplo, para irse de viaje con su familia, hacer recados, etc.), estás proporcionándole un beneficio privado, que legalmente se considera parte de su retribución y que debe aparecer en su nómina.

¿Y si el coche solo se usa para trabajar?

Si el uso del coche está limitado estrictamente a fines laborales (visitas a clientes, desplazamientos de trabajo, etc.) y queda aparcado en la empresa al finalizar la jornada, entonces no es salario en especie.

Pero si el vehículo «duerme» en casa del trabajador o no hay control del uso fuera del trabajo… Hacienda puede presumir que existe un uso personal encubierto.

¿Qué pasa si se establece un límite de kilómetros para el uso particular?

Algunas empresas autorizan un uso personal del coche, pero limitado (por ejemplo, hasta 500 km al mes). Esto no elimina la obligación de declarar el salario en especie, pero sí ayuda a calcularlo de forma proporcional.

Lo recomendable es firmar un documento con el trabajador donde:

• Se especifique el límite de km personales permitidos

• Se obligue al trabajador a llevar un control de kilómetros (libro de registro, GPS, etc.)

• Se defina el reparto del gasto en combustible

El gasto en gasolina: ¿Quién lo paga?

Esta parte también es muy importante:

Si la empresa paga todo el combustible, incluyendo el uso personal del coche, ese gasto también forma parte del salario en especie.
Si el trabajador paga la gasolina que gasta los fines de semana o en viajes personales, entonces solo se tributa por el uso del vehículo, no por el combustible.

Lo ideal es tenerlo documentado, por ejemplo, con una tarjeta de empresa solo para repostajes laborales, y que el trabajador pague de su bolsillo los personales.

¿Cómo se calcula el valor del salario en especie del coche?

La Agencia Tributaria establece cómo valorar el uso personal del vehículo. El cálculo general es el siguiente:

20% del valor de mercado del coche (precio de adquisición, sin IVA)
Este porcentaje se puede prorratear en función del uso personal real, si hay registros fiables (por ejemplo, si se usa un 25% para fines personales, se tributa por el 25% del 20%).

Ejemplo práctico realista:

• Vehículo: 25.000 €

• 20%: 5.000 € anuales

• Uso personal estimado: 30%

• Salario en especie anual: 1.500 € → 125 € al mes en la nómina

Este importe se suma al salario bruto, cotiza a la Seguridad Social y debe incluirse en la base del IRPF.

¿Qué pasa si no lo declaro?

No declarar este salario en especie puede traer problemas serios:

En una inspección de Hacienda o de Trabajo:

• La empresa puede ser sancionada por no practicar correctamente las retenciones

• Se pueden exigir cotizaciones atrasadas a la Seguridad Social

• El trabajador podría reclamarlo judicialmente

Además, no declarar este concepto puede falsear el coste real del trabajador o provocar desequilibrios si hay despidos, indemnizaciones, etc.

¿Y desde el punto de vista contable o laboral?

✔️ El salario en especie debe reflejarse en la nómina del trabajador como un concepto separado (puede figurar como: «Retribución en especie: uso de vehículo»).
✔️ La empresa puede contabilizarlo como un gasto deducible (aunque con ciertas limitaciones si también hay uso personal).
✔️ Es obligatorio cotizar por ello a la Seguridad Social, aunque no se pague en metálico.

Y muy importante: si hay contrato de cesión del coche o política interna sobre vehículos de empresa, es esencial incluir las condiciones de uso y control.

Conclusión (y consejos prácticos)

Si tu empresa tiene comerciales u otros empleados con coche de empresa, y ese coche se usa también los fines de semana:

✅ Sí, debes reflejarlo como salario en especie en su nómina
✅ Puedes limitar el uso personal, pero no elimina la obligación de declararlo
✅ La gasolina para fines personales también tributa, si la paga la empresa
✅ Ten siempre registros del uso laboral/personal y una política interna clara

En AL1 Asesoría te ayudamos a calcular correctamente este tipo de retribuciones, evitar sanciones y gestionar bien las nóminas y las obligaciones fiscales.

Estamos en Rivas Vaciamadrid.
Llámanos si tienes dudas sobre cómo gestionar el uso de vehículos de empresa o cualquier otro tema laboral, fiscal o contable.

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