Cómo obtener el certificado digital de empresa paso a paso
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20/05/2026
Cada vez más trámites con Hacienda, Seguridad Social y otras administraciones públicas se realizan de forma online. Para cualquier empresa o sociedad, tener un certificado digital ya no es una opción: es prácticamente imprescindible.
Desde presentar impuestos hasta consultar notificaciones electrónicas o firmar documentos, el certificado digital permite gestionar casi todo sin desplazamientos ni esperas interminables. Y sí, evita muchas visitas “emocionantes” a la administración… esas que duran más que una temporada de una serie.
En esta guía te explicamos qué es el certificado digital de empresa, para qué sirve, cómo solicitarlo paso a paso y cuáles son los errores más frecuentes.
¿Qué es el certificado digital de empresa?
El certificado digital es una acreditación electrónica que identifica a una empresa ante organismos públicos y plataformas oficiales.
Funciona como una firma digital segura y permite realizar trámites online con plena validez legal.
Normalmente se emite a nombre de:
- Sociedades limitadas (SL)
- Sociedades anónimas (SA)
- Cooperativas
- Asociaciones
- Comunidades de bienes
- Otras entidades jurídicas
¿Para qué sirve el certificado digital?
Con él, una empresa puede realizar multitud de gestiones sin acudir presencialmente a oficinas.
Algunos ejemplos habituales:
- Presentar impuestos en Hacienda
- Acceder a notificaciones electrónicas
- Gestionar aplazamientos y recursos
- Consultar deudas o expedientes
- Presentar seguros sociales
- Tramitar subvenciones y ayudas
- Firmar documentos electrónicamente
- Gestionar trámites con ayuntamientos y organismos públicos
Hoy en día, muchas comunicaciones oficiales llegan únicamente por vía electrónica. Si una empresa no revisa sus notificaciones digitales, puede perder plazos importantes aunque “no haya visto el aviso”.
Tipos de certificado digital para empresas
Existen diferentes certificados, aunque el más habitual para sociedades es:
Certificado de representante de persona jurídica
Es el que utiliza normalmente el administrador o representante legal de la empresa para actuar en nombre de la sociedad.
También existen otros certificados para:
- Autónomos
- Personas físicas
- Administradores únicos
- Entidades sin personalidad jurídica
Elegir el tipo correcto es importante para evitar rechazos durante la solicitud.
Qué necesitas antes de solicitarlo
Antes de iniciar el trámite conviene tener preparados algunos documentos y comprobar ciertos requisitos.
Documentación habitual
- CIF de la empresa
- DNI/NIE del representante
- Datos de la sociedad
- Información registral actualizada
Además, necesitarás:
- Un ordenador desde el que realizar todo el proceso
- Navegador compatible
- Configuración correcta del sistema
- Acceso al correo electrónico
Parece sencillo, pero muchos problemas vienen precisamente de la parte técnica.
Cómo obtener el certificado digital de empresa paso a paso
1. Solicitar el código online
El primer paso suele realizarse a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Durante el proceso se genera un código de solicitud asociado al equipo desde el que se hace el trámite.
Importante: el certificado deberá descargarse posteriormente desde el mismo ordenador y navegador.
Uno de los errores más frecuentes es cambiar de dispositivo y luego no poder completar la descarga.
2. Acreditar la identidad del representante
Después de la solicitud, el representante legal debe acreditar su identidad.
Esto puede hacerse:
- Presencialmente en oficinas autorizadas
- En algunos casos mediante sistemas online habilitados
Habitualmente solicitan:
- DNI del representante
- Documentación de la empresa
- Poderes o acreditación de representación
3. Descargar el certificado
Una vez validada la identidad, se podrá descargar el certificado digital.
Es recomendable:
- Hacer copia de seguridad
- Guardarlo en un lugar seguro
- Exportarlo con contraseña
- Tener respaldo por si se cambia el ordenador
Muchas empresas pierden el certificado al cambiar de equipo o formatear el ordenador y luego tienen que repetir todo el proceso.
Errores frecuentes al solicitarlo
Usar otro ordenador distinto
Es probablemente el fallo más habitual.
La solicitud y descarga deben hacerse desde el mismo navegador y equipo.
Tener el navegador mal configurado
Algunos navegadores generan incompatibilidades durante el proceso.
Por eso muchas veces aparecen errores aparentemente “misteriosos” que solo entiende el ordenador… y ni eso
No revisar la vigencia
Los certificados tienen fecha de caducidad.
Si expiran, muchos trámites dejarán de funcionar hasta renovarlo.
No hacer copia de seguridad
Sin copia, perder el certificado puede obligar a repetir todo el procedimiento desde cero.
¿Cuánto dura un certificado digital?
Depende del tipo de certificado, aunque muchos tienen una vigencia de 2 años.
Conviene revisar la fecha de caducidad con antelación para renovarlo antes de que expire.
¿Se puede renovar online?
En muchos casos sí.
Si el certificado sigue vigente o no ha caducado recientemente, suele poder renovarse telemáticamente.
Eso sí, si ya está caducado desde hace tiempo, puede ser necesario volver a realizar parte del proceso.
¿Es obligatorio para las empresas?
En la práctica, sí.
Actualmente gran parte de las comunicaciones oficiales con empresas son electrónicas y obligatorias.
No disponer de certificado digital puede dificultar:
- Presentación de impuestos
- Recepción de notificaciones
- Gestiones con organismos públicos
- Acceso a plataformas oficiales
Recomendaciones importantes
- Guarda siempre una copia de seguridad
- Anota la contraseña en un lugar seguro
- Controla la fecha de caducidad
- Descárgalo únicamente desde equipos seguros
- Evita instalarlo en ordenadores compartidos