El domicilio social es uno de los datos más importantes de cualquier empresa. Es la dirección oficial que figura en la escritura de constitución, en el Registro Mercantil y ante la Agencia Tributaria.

Cuando una empresa cambia de oficina, nave, local o incluso traslada su sede a otra dirección, no basta con empezar a trabajar desde el nuevo lugar. Es necesario comunicar correctamente el cambio a los organismos correspondientes para evitar problemas administrativos, notificaciones perdidas o incluso sanciones.

En este artículo te explicamos cuándo hay que cambiar el domicilio social, cómo se realiza el trámite y qué debes tener en cuenta.

¿Qué es el domicilio social?

El domicilio social es la dirección oficial de la empresa.

Es donde, legalmente, se entiende que la sociedad desarrolla su administración y donde recibirá las comunicaciones oficiales de organismos como:

• Agencia Tributaria.
• Seguridad Social.
• Registro Mercantil.
• Juzgados.
• Administraciones Públicas.

No siempre coincide con el lugar donde se desarrolla la actividad.

Por ejemplo, una empresa puede tener una tienda en un municipio y su domicilio social en otro.

¿Cuándo hay que cambiar el domicilio social?

Debe modificarse cuando la empresa traslada su sede administrativa a una nueva dirección.

Algunos ejemplos son:

• Cambio de oficina.
• Traslado a una nave industrial.
• Cambio de local comercial.
• Mudanza a otro municipio.
• Cambio de provincia.
• Traslado al domicilio del administrador (cuando proceda).

¿Quién puede aprobar el cambio?

Dependerá de lo que indiquen los estatutos de la sociedad.

En muchos casos, el órgano de administración puede acordarlo directamente.

En otros, será necesario convocar una Junta General de socios.

Pasos para cambiar el domicilio social

1. Aprobar el cambio

Debe adoptarse el acuerdo correspondiente por el órgano competente.

2. Modificar la escritura si es necesario

Cuando proceda, el acuerdo deberá elevarse a escritura pública ante notario.

3. Inscribir el cambio en el Registro Mercantil

El cambio debe quedar inscrito para que tenga publicidad frente a terceros.

4. Comunicarlo a Hacienda

Es obligatorio informar a la Agencia Tributaria mediante el modelo correspondiente para actualizar los datos censales.

Si también cambia el domicilio fiscal, deberá comunicarse igualmente.

¿Es lo mismo domicilio social que domicilio fiscal?

No.

Domicilio social

• Es la sede jurídica de la sociedad.
• Figura en el Registro Mercantil.

Domicilio fiscal

• Es la dirección utilizada por Hacienda para las comunicaciones tributarias.

En muchas empresas coinciden, pero no siempre.

Por eso es importante revisar si deben modificarse ambos.

¿Qué ocurre si no comunicas el cambio?

No actualizar la dirección puede provocar:

• Notificaciones que nunca llegan.
• Pérdida de plazos administrativos.
• Problemas con inspecciones.
• Incidencias con Hacienda.
• Dificultades para realizar determinados trámites.

En algunos casos, una notificación se considera válida aunque la empresa ya no se encuentre en esa dirección.

Errores frecuentes

• Pensar que basta con cambiar la dirección en la página web.
• No comunicar el cambio a Hacienda.
• Olvidar el Registro Mercantil.
• No informar a bancos, clientes y proveedores.
• Confundir domicilio social con domicilio fiscal.

Recomendaciones

Antes de realizar el cambio:

• Comprueba qué órgano debe aprobarlo.
• Actualiza todos los registros oficiales.
• Revisa si también cambia el domicilio fiscal.
• Comunica la nueva dirección a clientes, proveedores, entidades bancarias y aseguradoras.
• Conserva toda la documentación del cambio.

Desde AL1 Asesoría, te ayudamos.

Contáctanos: