Morosidad: qué puede hacer una empresa cuando un cliente no paga
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10/09/2026
Un cliente no paga una factura y empiezan las llamadas, los correos y las promesas de “te pago la semana que viene”.
Pasan los días y el dinero no llega.
Para una empresa o un autónomo, un impago no es solo una factura pendiente. Puede afectar directamente a su liquidez.
Los proveedores, las nóminas, los impuestos, el alquiler y el resto de gastos siguen llegando aunque un cliente no haya pagado.
Por eso es importante actuar pronto y, sobre todo, hacerlo de forma ordenada.
La empresa debe comprobar primero que la deuda está correctamente documentada. Después puede iniciar la reclamación y, si el cliente sigue sin pagar, valorar otras vías.
Además, en determinadas operaciones comerciales la ley permite reclamar intereses de demora y costes de cobro.
Vamos a verlo paso a paso.
1. Antes de reclamar, comprueba la deuda
El primer paso parece evidente, pero es fundamental.
Antes de reclamar hay que comprobar que la deuda existe, que está vencida y que podemos demostrarla.
Conviene reunir toda la documentación relacionada con la operación.
Por ejemplo:
- Factura emitida.
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Albaranes.
- Partes de trabajo.
- Correos electrónicos.
- Justificantes de entrega.
- Condiciones de pago acordadas.
- Fecha de vencimiento de la factura.
Cuanta más documentación exista, más sencillo será acreditar posteriormente la deuda.
Esto cobra especial importancia si el cliente discute la factura o si finalmente hay que iniciar una reclamación judicial.
2. ¿Cuándo debería haber pagado el cliente?
Aquí hay que distinguir si las partes han acordado un plazo de pago.
En las operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, si no se ha fijado un plazo, el plazo general es de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación de los servicios.
Las partes pueden acordar otro plazo, pero la ley establece que no puede superar los 60 días naturales.
Por tanto, no siempre basta con mirar únicamente la fecha que aparece en una factura.
Hay que revisar las condiciones pactadas y las circunstancias concretas de la operación.
También es importante señalar que estas reglas de la Ley 3/2004 se refieren a operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y profesionales. No se aplican de la misma forma a operaciones en las que intervienen consumidores.
3. Empieza reclamando el pago por escrito
Cuando vence una factura y el cliente no paga, normalmente tiene sentido comenzar con una reclamación amistosa.
Puede haber ocurrido un error administrativo.
Quizá la factura no ha llegado a la persona correcta.
Puede faltar algún documento.
O simplemente el cliente se ha retrasado.
Lo importante es que la reclamación no se quede únicamente en una llamada telefónica.
Conviene dejar constancia por escrito.
En el mensaje se puede indicar de forma clara:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento.
- Importe pendiente.
- Forma de pago.
- Nuevo plazo para realizar el pago.
El tono puede ser cordial.
En esta primera fase no hace falta empezar directamente con una amenaza de reclamación judicial.
El objetivo es cobrar.
4. Si no responde, realiza un requerimiento formal
Si pasan los días y el cliente sigue sin pagar, conviene dar un paso más.
La empresa puede realizar un requerimiento formal de pago utilizando un medio que permita acreditar tanto el envío como, cuando corresponda, su contenido.
Por ejemplo, puede utilizarse un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo.
Este requerimiento permite dejar constancia de que se ha solicitado formalmente el pago.
En él deberían identificarse claramente la deuda, las facturas pendientes, los importes y el plazo concedido para pagar.
También puede advertirse de las actuaciones que podrán iniciarse si el pago no se realiza.
La forma concreta de realizar el requerimiento debe valorarse según el importe, la documentación disponible y las circunstancias del caso.
5. ¿Se pueden reclamar intereses de demora?
Sí, en determinadas operaciones comerciales.
La Ley 3/2004 establece que, cuando se cumplen los requisitos legales, el deudor incurre en mora por el incumplimiento del plazo de pago.
No es necesario que el acreedor haya realizado previamente un aviso de vencimiento para que se produzca ese devengo.
Para poder exigir los intereses, el acreedor debe haber cumplido sus obligaciones contractuales y legales y no haber recibido a tiempo el importe debido, salvo que el deudor pueda demostrar que no es responsable del retraso.
Si en el contrato se ha pactado un interés de demora, habrá que revisar ese acuerdo y su validez.
Si no existe un interés pactado, la Ley 3/2004 establece un interés legal específico.
Este se calcula tomando el tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación correspondiente y añadiendo ocho puntos porcentuales.
El tipo resultante se fija por semestres y se publica oficialmente.
Por eso, si se quiere calcular una reclamación concreta, hay que comprobar el tipo aplicable al periodo correspondiente.
6. También pueden reclamarse costes de cobro
Este punto es especialmente interesante para empresas y autónomos.
Cuando se produce la mora en una operación a la que resulta aplicable la Ley 3/2004, el acreedor tiene derecho a una cantidad fija de 40 euros.
Esta cantidad se añade a la deuda principal en concepto de costes de cobro.
Además, si los costes de cobro sufridos son superiores a esos 40 euros, pueden reclamarse los costes adicionales debidamente acreditados.
La propia ley establece una excepción cuando el deudor no sea responsable del retraso.
Por tanto, no debe aplicarse automáticamente esta regla a cualquier deuda sin analizar antes el tipo de operación y las circunstancias del impago.
7. ¿Y si el cliente sigue sin pagar?
Si las reclamaciones amistosas y el requerimiento formal no funcionan, llega el momento de valorar la vía judicial.
Una de las posibilidades es el procedimiento monitorio.
Este procedimiento está pensado para reclamar determinadas deudas dinerarias.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite acudir al monitorio para reclamar una deuda dineraria de cualquier importe siempre que sea líquida, determinada, vencida y exigible y pueda acreditarse en alguna de las formas previstas legalmente.
La documentación vuelve a ser fundamental.
Facturas, contratos, albaranes, pedidos, comunicaciones con el cliente y demás documentos relacionados con la operación pueden ser importantes para acreditar la deuda.
Que una deuda pueda reclamarse mediante monitorio no significa que todos los casos sean iguales.
Si el deudor se opone, el procedimiento puede continuar por la vía procesal que corresponda.
Por eso, antes de iniciar acciones judiciales conviene estudiar el caso concreto.
8. No dejes que las facturas impagadas se acumulen
Uno de los errores más habituales es esperar demasiado.
Primero pasan unos días.
Después unas semanas.
Se vuelve a llamar al cliente.
El cliente promete pagar.
Y cuando la empresa decide actuar ya han pasado meses.
Es recomendable establecer un procedimiento interno para gestionar las facturas pendientes.
Por ejemplo:
Antes del vencimiento: comprobar que el cliente ha recibido correctamente la factura.
Al vencimiento: revisar si se ha producido el pago.
Primeros días de retraso: realizar un recordatorio.
Si continúa el impago: reclamar formalmente por escrito.
Si no existe respuesta: valorar un requerimiento fehaciente y las siguientes acciones.
No hace falta tratar igual todos los impagos.
No es lo mismo una factura de pequeño importe de un cliente habitual que una deuda elevada de un cliente que ha dejado de responder.
Pero sí conviene tener un procedimiento.
9. Prevenir la morosidad también forma parte de la gestión
La mejor deuda es la que no llega a producirse.
No siempre puede evitarse un impago, pero sí pueden reducirse los riesgos.
Es recomendable establecer claramente las condiciones comerciales desde el principio.
Los presupuestos y contratos deberían indicar las condiciones de pago.
También puede ser conveniente solicitar anticipos en determinadas operaciones, especialmente cuando la empresa debe asumir costes importantes antes de entregar el producto o prestar el servicio.
Otro punto importante es controlar regularmente las facturas pendientes.
Si una empresa solo revisa los impagos cuando tiene problemas de tesorería, probablemente está actuando demasiado tarde.
La gestión de cobros debería formar parte de la administración habitual del negocio.
10. Una factura emitida no significa dinero cobrado
Este punto es importante.
Una venta puede estar contabilizada y facturada, pero eso no significa que el dinero esté disponible en la cuenta bancaria.
Una empresa puede tener una buena cifra de facturación y, al mismo tiempo, sufrir problemas de liquidez si sus clientes pagan tarde.
Por eso hay que controlar no solo cuánto se factura.
También hay que controlar cuánto se cobra y cuándo se cobra.
Una buena gestión de clientes, vencimientos y cobros ayuda a detectar problemas antes de que afecten seriamente a la tesorería.
¿Qué hacer si tienes varias facturas impagadas?
Lo recomendable es revisar cada deuda.
Hay que analizar su importe, antigüedad, documentación, vencimiento y situación del cliente.
Después se puede decidir qué actuación tiene más sentido en cada caso.
En algunas situaciones bastará con un recordatorio.
En otras será necesario un requerimiento formal.
Y en determinados casos habrá que valorar una reclamación judicial.
Lo importante es no dejar las facturas pendientes sin seguimiento.