Registro horario digital 2026: ¿hay que cambiar ya el sistema de fichaje?
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06/09/2026
Si durante los últimos meses has escuchado hablar del nuevo registro horario digital, es normal que te preguntes si tu empresa tiene que cambiar ya su sistema de fichaje.
De momento, no.
El Gobierno está ultimando la reforma del registro horario. El 9 de septiembre, la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anunció que se aprobará «con carácter inmediato» después de incorporar determinados cambios jurídicos al proyecto.
Pero hay algo importante: la nueva regulación todavía no está aprobada ni publicada en el BOE.
Por tanto, las empresas deben seguir cumpliendo con las obligaciones actuales hasta que se publique la nueva norma y conozcamos su entrada en vigor.
En AL1 Asesoría te explicamos qué tenemos ahora y qué pretende cambiar.
El registro horario ya es obligatorio
La obligación de registrar la jornada no es nueva.
Desde 2019, las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores.
Actualmente deben:
- Registrar diariamente la hora de entrada.
- Registrar la hora de salida.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Entonces, ¿qué cambia?
Aquí está la diferencia importante.
Ahora: el registro puede realizarse mediante distintos sistemas, incluido papel o determinados sistemas manuales, siempre que permitan cumplir correctamente las obligaciones legales.
Con la reforma: el Gobierno pretende que el registro sea digital, más fiable y con mayores garantías frente a posibles modificaciones. También quiere facilitar el control de la jornada por parte de la Inspección de Trabajo.
| Ahora | Con la reforma prevista |
|---|---|
| El registro horario ya es obligatorio | Seguirá siendo obligatorio |
| Puede utilizarse papel | Se pretende que sea digital |
| Pueden utilizarse determinados Excel | Los sistemas manipulables podrían dejar de ser válidos |
| Se registra entrada y salida | Se seguirá registrando la jornada |
| Inspección puede solicitar los registros | Se pretende facilitar su acceso y control |
| Hay que conservarlos 4 años | Esta obligación continúa |
| Las horas extra deben registrarse | Se reforzará su control |
Por tanto, no cambia la obligación de fichar. Cambia principalmente cómo deberá hacerse y cómo podrá comprobarse.
1. El registro será digital
La reforma pretende avanzar hacia un sistema digital y dejar atrás sistemas manuales que puedan modificarse con facilidad.
El objetivo es disponer de registros más fiables y que permitan comprobar la jornada realmente realizada.
2. Mayor control de las horas trabajadas
El nuevo sistema pretende facilitar la comprobación de:
- Cuándo comienza la jornada.
- Cuándo termina.
- Qué jornada se realiza realmente.
- Si existen excesos de jornada.
- Si se realizan horas extraordinarias.
Uno de los objetivos principales de la reforma es precisamente reforzar el control de las horas extraordinarias no registradas o no remuneradas.
3. Sistemas más fiables
No bastará simplemente con que el registro esté en un ordenador.
La intención es que los sistemas ofrezcan mayores garantías de fiabilidad y trazabilidad y dificulten la modificación de los registros sin que quede constancia.
Por ejemplo, una hoja Excel que permita cambiar posteriormente una hora de salida sin dejar ningún rastro podría no cumplir las exigencias de la futura regulación.
Habrá que esperar al texto definitivo para conocer exactamente los requisitos técnicos.
4. Mayor facilidad de control para la Inspección
La reforma también pretende facilitar que la Inspección de Trabajo pueda comprobar los registros de jornada de forma más sencilla.
El alcance concreto de ese acceso deberá confirmarse cuando se publique la norma definitiva.
¿Ya está aprobado?
No.
A 10 de septiembre de 2026, la nueva obligación general de registro horario digital todavía no está en vigor.
El Gobierno había anunciado que retomaría su tramitación en septiembre y, el 9 de septiembre, Yolanda Díaz afirmó que la aprobación será «con carácter inmediato».
Por tanto:
| Situación | Hoy |
|---|---|
| Registrar diariamente la jornada | Sí, obligatorio |
| Conservar los registros 4 años | Sí, obligatorio |
| Utilizar obligatoriamente un sistema digital | Todavía no |
| Abandonar ya el papel | No |
| Nueva regulación | Pendiente de aprobación |
¿Qué deben hacer ahora las empresas?
No hace falta cambiar precipitadamente el sistema de fichaje.
Lo primero es comprobar que el sistema actual cumple correctamente con la normativa vigente.
Revisa que:
- Se registran las entradas y salidas reales.
- El registro se realiza diariamente.
- Los datos se conservan durante cuatro años.
- Los registros pueden facilitarse si los solicita la Inspección.
Si utilizas papel o Excel
No significa que mañana tengas que dejar de utilizarlo.
Pero sí puede ser un buen momento para valorar un sistema digital, porque la reforma va claramente dirigida hacia este modelo.
Así será más fácil adaptarse cuando se publique la regulación definitiva.
Ejemplo práctico
Empresa A
Los trabajadores apuntan diariamente en una hoja su hora de entrada y salida.
Hoy puede seguir utilizando este sistema, siempre que cumpla correctamente con las obligaciones vigentes.
Cuando entre en vigor la nueva regulación, probablemente tendrá que adaptarlo.
Empresa B
Los trabajadores utilizan una aplicación de fichaje que registra entradas y salidas y mantiene un historial de los registros.
Esta empresa ya tiene el proceso digitalizado y previsiblemente tendrá una adaptación más sencilla.
Eso no significa automáticamente que cualquier aplicación actual vaya a cumplir la futura norma. Habrá que comprobar los requisitos definitivos cuando se publique.
Errores que ya pueden causar problemas
No hay que esperar a la nueva regulación para cumplir correctamente.
Actualmente ya deben evitarse situaciones como:
- No llevar registro de jornada.
- Registrar horarios que no coinciden con la realidad.
- No conservar los registros.
- No poder aportarlos cuando sean requeridos.
- Llevar un registro que no refleje correctamente las entradas y salidas.
¿Y la jornada de 37,5 horas?
Es un asunto diferente.
La reducción general de la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales no ha entrado en vigor.
Sin embargo, algunos convenios colectivos ya establecen jornadas inferiores a 40 horas semanales, que pueden ser de 37,5 horas o incluso menos.
Por eso, cada empresa debe revisar el convenio colectivo que le resulte de aplicación, ya que la jornada que debe cumplir puede ser inferior a la máxima establecida con carácter general.
En AL1 Asesoría recomendamos revisar cada caso para comprobar cuál es la jornada aplicable según el convenio y el contrato de trabajo.
Nuestra recomendación
No recomendamos cambiar de sistema simplemente porque haya llegado septiembre.
Sí recomendamos comprobar que el registro actual cumple correctamente y, si todavía se utiliza un sistema manual, empezar a valorar alternativas digitales.
Cuando se publique la norma definitiva podremos saber exactamente qué sistemas serán válidos, qué información deberán guardar y qué plazo tendrán las empresas para adaptarse.