En las últimas semanas, numerosas empresas y asesorías se han encontrado con una situación inesperada: los Registros Mercantiles están devolviendo las cuentas anuales depositadas debido a un problema con la firma electrónica utilizada en el proceso. Esta incidencia, que está generando cierta confusión y retrasos en el cumplimiento de las obligaciones contables, merece ser explicada con detalle para evitar errores y pérdidas de tiempo.

¿Qué está ocurriendo exactamente?

Hasta ahora, muchas empresas habían estado presentando las cuentas anuales mediante un certificado digital emitido a nombre de la propia empresa (es decir, un certificado de persona jurídica). Sin embargo, varios registros están empezando a rechazar estos depósitos alegando que la firma utilizada no es válida o no cumple con los requisitos exigidos por el Reglamento del Registro Mercantil.

La cuestión de fondo radica en quién firma digitalmente y con qué tipo de certificado lo hace.

¿Qué tipo de certificado se debe usar?

Según el criterio de varios Registros Mercantiles, la presentación de las cuentas anuales debe ir firmada electrónicamente por una persona física, y no por una entidad jurídica. Es decir:

• NO se acepta: firma con certificado digital de persona jurídica (por ejemplo, el certificado FNMT de empresa).
• SÍ se acepta: firma con certificado digital de persona física, normalmente el administrador de la sociedad o el apoderado que conste debidamente inscrito en el Registro.

Esto está provocando que muchas cuentas anuales depositadas correctamente desde el punto de vista técnico estén siendo devueltas por defecto formal, generando molestias e incertidumbre tanto para las empresas como para sus asesorías.

¿Por qué este cambio ahora?

No se trata de una nueva normativa publicada en el BOE ni de un cambio legislativo. Lo que está ocurriendo es una interpretación más estricta del artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y del artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil.

Dicho de otro modo: la ley no ha cambiado, pero la forma de aplicarla, sí. Algunos registros están exigiendo ahora que la firma del depósito tenga identificación personal del firmante, lo que solo es posible con un certificado de persona física.

¿Qué implicaciones tiene para las empresas?

Este cambio de criterio tiene varios efectos prácticos:

1. Devoluciones inesperadas de cuentas ya presentadas.

2. Retrasos en el cierre y legalización del ejercicio contable.

3. Riesgo de sanciones, si no se vuelve a presentar a tiempo.

4. Duplicación de trabajo para los departamentos contables o la asesoría.

5. Mayor dependencia del administrador para este trámite, ya que será necesario que firme personalmente o delegue mediante apoderamiento registrado.

¿Cómo evitar que te devuelvan las cuentas?

Aquí van algunas recomendaciones prácticas para que la presentación de las cuentas anuales no te dé dolores de cabeza:

1. Revisa quién firma: asegúrate de que el certificado digital con el que se realiza el depósito corresponde a una persona física con capacidad de representación de la empresa.

2. Evita el certificado de persona jurídica para firmar el archivo ZIP del depósito. Puedes usarlo para acceder a la plataforma, pero la firma debe ser con certificado de persona física.

3. Comprueba el apoderamiento: si la firma no la realiza el administrador, verifica que el apoderado esté inscrito en el Registro Mercantil, y su poder incluya la facultad de firmar y presentar cuentas.

4. Conserva un justificante: si has presentado con firma de persona jurídica y ha sido aceptado en años anteriores, guarda el acuse por si necesitas justificarlo frente a un requerimiento.

5. Consulta con tu asesoría (¡como la nuestra! ) antes de presentar, especialmente si tienes dudas sobre el firmante o los plazos.

¿Y si ya me han devuelto las cuentas?

No entres en pánico, pero actúa rápido:

• Vuelve a generar el archivo de depósito.

• Firma el archivo con un certificado de persona física autorizado.

• Presenta nuevamente el depósito en el Registro.

• Si no tienes acceso al certificado del administrador o apoderado, gestiona cuanto antes su obtención.

Este cambio en la forma de interpretar la normativa pone una vez más de manifiesto la importancia de estar al día en los criterios técnicos y formales que aplican los Registros Mercantiles. Aunque no se ha modificado la ley, sí se ha endurecido su aplicación, y eso puede suponer complicaciones si no se actúa con previsión.

En AL1 Asesoría estamos al tanto de estas incidencias y ayudamos a nuestros clientes a cumplir con todos los requisitos formales en la presentación de sus cuentas anuales. Si tienes dudas sobre el certificado que estás utilizando o si ya has recibido una devolución, ponte en contacto con nosotros y lo solucionamos.

¡CONSÚLTANOS SIN COMPROMISO!