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Cuando hablamos de facturación, una de las dudas más frecuentes entre autónomos y empresas es si deben emitir una factura completa o una factura simplificada.
Aunque ambos documentos sirven para justificar una operación económica, no tienen la misma validez ni pueden utilizarse en cualquier situación.
Además, existe una creencia muy extendida: pensar que cualquier factura simplificada permite deducirse el IVA. La realidad es que dependerá de la información que contenga.
En este artículo te explicamos las diferencias, cuándo puede utilizarse cada una y qué debes tener en cuenta para evitar problemas con Hacienda.
¿Qué es una factura completa?
Es el documento de facturación más habitual entre empresas y autónomos.
Debe incluir, entre otros datos:
- Número y serie.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor.
- Datos completos del cliente.
- NIF del emisor y del cliente.
- Descripción de la operación.
- Base imponible.
- Tipo de IVA.
- Cuota de IVA.
- Retenciones, si existen.
- Importe total.
Es la factura que normalmente se utiliza cuando el cliente es otra empresa o un autónomo.
¿Qué es una factura simplificada?
La factura simplificada sustituyó al antiguo ticket.
Contiene menos información que una factura completa y solo puede emitirse en determinados casos previstos por la normativa.
Habitualmente incluye:
- Número y serie.
- Fecha.
- Datos del emisor.
- Descripción del servicio o producto.
- Tipo impositivo.
- Importe total.
En principio, no identifica al cliente, salvo que éste solicite que se incorporen sus datos.
¿Cuándo puede emitirse una factura simplificada?
Con carácter general:
- Cuando el importe no supera 400 € (IVA incluido).
También podrá emitirse hasta 3.000 € (IVA incluido) en determinadas actividades, como por ejemplo:
- Comercio minorista.
- Hostelería.
- Restaurantes.
- Cafeterías.
- Peluquerías.
- Aparcamientos.
- Tintorerías.
- Transporte de viajeros.
¿Cuándo es obligatoria una factura completa?
Será necesaria cuando:
- El cliente sea una empresa o un autónomo que necesite justificar el gasto.
- La operación no permita emitir una factura simplificada.
- El cliente solicite una factura con todos sus datos.
- La normativa exija identificar completamente al destinatario.
¿Puedo deducirme el IVA con una factura simplificada?
Sí, pero no con cualquier factura simplificada.
Si eres una empresa o un autónomo y quieres deducirte el IVA, la factura simplificada debe incluir:
- El NIF del destinatario.
- El nombre y apellidos o la razón social del destinatario.
- El IVA desglosado o los datos necesarios para calcular correctamente la cuota tributaria.
Si la factura simplificada no incorpora estos datos, lo recomendable es solicitar una factura completa, ya que será el documento que acreditará correctamente el derecho a deducir el IVA.
Ejemplo práctico
Una empresa compra material de oficina por 75 €.
El establecimiento entrega una factura simplificada.
- Si incluye el NIF, la razón social de la empresa y el IVA correctamente identificado, podrá servir para justificar la deducción del IVA.
- Si únicamente aparece el importe total y no identifica al comprador, lo recomendable será solicitar una factura completa.
Errores más frecuentes
Los errores más habituales son:
- Emitir facturas simplificadas cuando no están permitidas.
- Pensar que cualquier ticket sirve para deducir el IVA.
- No solicitar una factura completa cuando el gasto pertenece a la actividad.
- No conservar correctamente la documentación.
Factura electrónica: ¿cambiará algo?
La factura electrónica será cada vez más habitual entre empresas y autónomos.
Sin embargo, el formato electrónico no elimina la obligación de cumplir los requisitos legales de cada tipo de factura.
Es decir, seguirá siendo necesario emitir el documento adecuado según la operación realizada.
