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Una inspección sanitaria puede llegar sin previo aviso y, en muchos casos, el primer paso no es revisar las instalaciones, sino la documentación de la empresa.
Tener todos los documentos organizados y actualizados no solo facilita la inspección, sino que demuestra que el negocio cumple con la normativa vigente y reduce el riesgo de sanciones.
¿Qué es una inspección documental?
Es la revisión que realiza la autoridad sanitaria para comprobar que la empresa cumple con la legislación aplicable mediante el análisis de su documentación y registros. Dependiendo de la actividad, también podrá comprobar posteriormente las instalaciones, los equipos o incluso tomar muestras.
Documentación que suele solicitar Sanidad
Aunque puede variar según el tipo de negocio, normalmente se revisa:
- Registros de limpieza y desinfección.
- Plan de control de plagas.
- Registros de temperaturas de cámaras y equipos.
- Trazabilidad de los productos.
- Facturas y albaranes de proveedores.
- Sistema de autocontrol (APPCC, cuando sea obligatorio).
- Formación del personal en manipulación de alimentos.
- Gestión de residuos.
- Registros de incidencias y medidas correctoras.
La autoridad sanitaria también puede solicitar cualquier otro documento relacionado con la actividad para verificar el cumplimiento de la normativa.
Errores más habituales
Muchas empresas creen que basta con tener los documentos archivados, pero los problemas suelen aparecer cuando:
- Los registros no están actualizados.
- Faltan firmas o fechas.
- Existen documentos incompletos.
- Los controles se rellenan todos el mismo día.
- No existe evidencia de que realmente se realizan los controles.
¿Qué ocurre si detectan incumplimientos?
Dependiendo de la gravedad, la inspección puede finalizar con:
- Un requerimiento para subsanar deficiencias.
- Una nueva visita de comprobación.
- Un expediente sancionador.
- Medidas cautelares si existe riesgo para la salud pública.
Cómo preparar tu empresa
La mejor forma de afrontar una inspección es mantener la documentación al día durante todo el año.
Algunas recomendaciones son:
- Revisar periódicamente los registros.
- Archivar toda la documentación de forma ordenada.
- Comprobar que los controles se realizan en las fechas correspondientes.
- Actualizar los procedimientos cuando cambie la actividad del negocio.
- Solicitar asesoramiento cuando existan dudas sobre las obligaciones documentales.
